Als je een presentatie gaat houden vraag je je om te beginnen vier dingen af:

1. Wat: Wat is de centrale vraag, het thema dat ik ga behandelen?
2. Waarom: Wat is het doel van de presentatie? Wil ik vooral informeren, commentaar krijgen op mijn bevindingen, of een discussie aangaan?
3. Voor wie: Wie is mijn publiek? Welke voorkennis en welke interesse heeft mijn publiek?
4. Hoe: Hoe ga ik mijn presentatie structureren? Wat zijn de deelaspecten?

Voor de inhoud van een mondelinge presentatie geldt hetzelfde als voor een schriftelijk werkstuk: het uitgangspunt is doorgaans een wetenschappelijke vraag of een stelling, waarop je systematisch antwoord geeft. Omdat je gehoor je presentatie in één keer moet kunnen bevatten is het van het grootste belang dat je presentatie een zeer heldere opbouw heeft, en dat je die ook aan je gehoor uitlegt.

Een presentatie bestaat dus uit:

1. De inleiding: je vertelt wat je gaat vertellen
2. Het middenstuk: je vertelt
3. De conclusie: Je vertelt wat je zojuist hebt verteld

In de inleiding introduceer je jezelf, de aanleiding en het doel voor de presentatie (informatie verstrekken, feedback krijgen, discussie uitlokken). Je vertelt in een paar zinnen de kern van je verhaal, je licht de opbouw toe, en zegt eventueel iets over de lengte van je presentatie.

Voorbeelden

In de inleiding zeg je ook iets waarmee je de aandacht van je gehoor op je vestigt. Dat kan een prikkelende bewering zijn, een vraag, een anekdote, een persoonlijke ervaring.

Voorbeelden

Het middenstuk is verdeeld in stappen waarin je achtereenvolgens je kernpunten, deelonderwerpen, of subvragen behandelt. Je probeert daarin vooral je gedachtegang weer te geven. Een presentatie is minder geschikt voor de overdracht van feiten. Die zet je vooral in als illustratie van je gedachtegang.

Om voor je gehoor de samenhang in je verhaal helder te maken gebruik je nadrukkelijk verwijswoorden en structuursignalen.

Voorbeelden

Je zal de aandacht van je publiek makkelijker vasthouden als geconcentreerde redeneringen afwisselt met voorbeelden, kleine grapjes, en meer of minder retorisch bedoelde vragen.

In de conclusie herhaal je in zeer kort bestek je kernboodschap. Je probeert te komen tot een pakkend einde. Dat kan je bijvoorbeeld doen door terug te keren naar een opmerking uit het begin van je presentatie, door een voorspelling, door een prikkelende bewering, een stelling of iets anders wat discussie uitlokt.

Meer nog dan bij een schriftelijk werkstuk biedt het slot van een mondelinge presentatie aanknopingspunten voor discussie. Voor het geval die niet direct op gang komt kan je zelf een of meer onderwerpen bedenken waarover je met je publiek van gedachten zou willen wisselen.

Als iemand uit het publiek je een vraag stelt begin je met die samenvattend te herhalen. Zo controleer je of je de vraag goed begrepen hebt (‘Als ik het goed begrijp wilt u weten of…’). Bovendien bereik je daarmee dat ook de rest van het publiek de vraag goed gehoord heeft.

Aan het eind van het antwoord vraag je of jouw reactie inderdaad een goed antwoord op de vraag was.

Hoewel je reageert op de vraag van één persoon geef je antwoord aan je publiek als geheel.

Zeker in wat meer formele bijeenkomsten is het gebruikelijk degene die de vraag stelt daarvoor expliciet of impliciet te bedanken.

Voorbeelden

Als je geen antwoord weet op een vraag is dat geen ramp. Je kan immers niet alles weten. Zeg gewoon dat je het antwoord niet weet, maar dat je aan dat onderwerp beslist nog aandacht zal gaan besteden, of met de vragensteller graag later verder van gedachten wil wisselen.

Bij kunsthistorische presentaties is een PowerPoint (of een andere soort projectie) meestal onmisbaar. Een verzorgde en effectieve PowerPoint kan je bereiken door de volgende punten in het oog te houden.

• Een rustig beeld is prettiger voor je publiek dan in- en uitvliegende teksten of afbeeldingen.
• Afbeeldingen zijn effectiever dan tekst.
• Bij teksten kan je volstaan met steekwoorden. Hele zinnen zijn minder effectief.
• Op een slide plaats je niet meer dan zeven regels tekst.
• Je gebruikt een letterformaat van minstens 24-punten.
• Bij afbeeldingen maak je de achtergrond donker. Een lichte achtergrond werkt als tegenlicht en maakt de afbeelding minder goed zichtbaar.
• Je licht de tekst en de afbeeldingen op de slides toe. Ze spreken niet voor zich.
• Je laat niet meer slides zien dan één per gemiddeld twee minuten.

Een hand-out met een samenvatting van je presentatie kan een nuttige service zijn aan je publiek. Om de concentratie van je publiek op jouw presentatie niet te verstoren zal je die hand-out in de meeste gevallen pas na afloop uitdelen. Maar je kondigt aan het begin van je presentatie wel aan dat je dat gaat doen.

Oefenen

Een goede presentatie vraagt oefening, niet alleen in de beslotenheid van je eigen kamer, maar liefst ook met publiek, bij voorkeur in een wat grotere ruimte met iemand die ver weg gaat zitten.

De zaal

Je hebt als spreker altijd het recht je presentatie praktisch voor te bereiden in de zaal waar je gaat spreken, zonder publiek. Dan kan je de apparatuur verkennen, beslissen of je een lezenaar of microfoon wil gebruiken, en de akoestiek van de zaal leren kennen. Je kan dan ook alvast bedenken waar je gaat staan (niet voor het scherm, in de buurt van de apparatuur).

De tekst

Of je je tekst op papier zet, op kaartjes, of van een tablet of ander scherm leest is een kwestie van persoonlijke voorkeur.

• Als je blaadjes papier gebruikt kan je die het beste niet aan elkaar nieten, maar wel nummeren.
• Je gebruikt een groter lettertype en grotere regelafstand dan normaal.

 Notities of uitgeschreven tekst?

Alleen bij presentaties voor grote congressen gebruiken de meeste mensen een uitgeschreven tekst. Voor alle andere, kleinere presentaties is het effectiever alleen notities te gebruiken. Eventueel schrijf je de eerste zinnen uit, in spreektaal, en leert die uit je hoofd.

De notities omvatten:

• steekwoorden voor de kernpunten van je tekst
• de overgangen tussen de kernpunten
• moeilijk te onthouden details, zoals jaartallen, namen, cijfers

Sommige mensen vinden het prettig een mindmap te gebruiken als geheugensteun bij presentaties.

Als je het echt ondoenlijk vindt om met uitsluitend notities te presenteren, schrijf je je tekst uit in echte spreektaal, met een harde return aan het eind van iedere spreekeenheid, dus bij iedere ademhaling, en met extra witregels voor de pauzes.

Voorbeeld

Spreektempo

Om je publiek de gelegenheid te geven goed te begrijpen wat je vertelt, zal je bij een presentatie veel langzamer spreken dan in een gewoon gesprek. Voor een groep van enkele tientallen mensen is een tempo van tweehonderd woorden per minuut al best pittig. In grotere zalen is een veel lager tempo aan te bevelen. In deze lezing in de aula van het academiegebouw gebruikte  Linda Boersma ongeveer 130 woorden per minuut.

Door het tempo te variëren kan je verschillende soorten boodschappen onderscheiden en de aandacht van je publiek versterken. Vertragen of zelfs even pauzeren suggereert spanning, wat je bijvoorbeeld kan gebruiken voor de aanloop naar een belangrijke bewering.

Je kunt ook gerust even pauzeren tussen verschillende delen van je betoog.

Verstaanbaarheid

Om goed verstaanbaar te zijn zal je nadrukkelijker articuleren en met meer intonatie spreken dan in een gewoon gesprek. Je zal dus klanken en lettergrepen nauwkeurig uitspreken, en met variaties in klemtonen en toonhoogte de inhoud van je tekst ondersteunen.

Ook je stemvolume pas je aan aan de omvang van de zaal. In principe richt je je op de mensen op de achterste rij. Bij voorkeur gebruik je je buikademhaling, net als bij zingen of het bespelen van een blaasinstrument.

Houding

Bij de meeste presentaties zal je staan. Alleen bij kleine groepjes (minder dan tien personen) is zittend presenteren denkbaar.

Als je rechtop, evenwichtig op twee voeten staat (dus niet in contrapost), maak je een ontspannen, maar actieve indruk.

Wellicht zal je af en toe iets willen aanwijzen op het projectiescherm. Maar overigens houd je je blik zoveel mogelijk gericht op je publiek, dus niet op het scherm, en zo weinig mogelijk op je aantekeningen.

Het is niet vreemd om een beetje gespannen te zijn als je een presentatie gaat houden. Die spanning maakt je alert en geconcentreerd. Maar als de zenuwen je in de weg gaan zitten kan je, als onderdeel van je professionalisering, proberen manieren te vinden om die spanning te verminderen. De volgende gedachten en methoden kunnen je misschien helpen.

• Fouten maken, je verspreken, de draad even kwijt zijn of iets vergeten is niet erg. Ze horen bij een live optreden. Als je één of twee interessante gedachtes over het voetlicht brengt is je missie al geslaagd.
• Het publiek merkt veel minder van je zenuwen dan je denkt. Het is bovendien vrijwel oneindig welwillend. Je zal op den duur meemaken dat een spreker een glas water omstoot, zijn of haar tekst kwijtraakt, of zelfs flauwvalt, en steeds zal het publiek zijn best doen de spreker op zijn of haar gemak te stellen.
• Mocht je een black-out krijgen, dan kan je gewoon zeggen: ‘Ik ben even de draad kwijt’. In je aantekeningen vind je allicht terug waar je was. Desnoods vraag je aan het publiek: ‘Waar was ik ook alweer gebleven?’
• Een routine of ontspanningsoefeningen voor je begint kunnen je vertrouwen geven.
• Zeker als je niet door een gespreksleider wordt geïntroduceerd is het begin van een mondelinge presentatie soms lastig. Je moet dan immers de aandacht van je gehoor op je zien te vestigen. Daarbij kan de je wellicht steun vinden in de strategie van Bewegen – Kijken – Praten:
  • Bewegen: Als je gehoor nog aan het roezemoezen is maak je jezelf zichtbaar door te bewegen: iets in de prullenbak gooien, de deur dichtdoen, je tas verplaatsen, iemand een hand geven.
  • Kijken: Als door dat bewegen minstens een deel van je gehoor in de gaten heeft dat je er bent, kijk je je publiek aan. Mensen voelen het als ze bekeken worden.
  • Praten: Als inmiddels de meerderheid van je publiek zich op jou richt zeg je een paar zinnen als welkom op wat je gaat vertellen: ‘Goedemiddag, allemaal. Ik denk dat het tijd is om te beginnen’.
• Bij het SkillsLab van de universiteit kan je trainingen volgen in het houden van mondelinge presentaties.